Нагадування про запис через SMS і Viber допомагають бізнесу зменшувати кількість пропущених візитів і своєчасно повідомляти клієнтам про заплановані прийоми.
Клієнт записався на прийом, але не прийшов. Для стоматології це вільне крісло лікаря, для салону краси - незаповнений час майстра, для СТО - простій робочого поста.
Часто причина проста: людина забула про запис, переплутала дату або не встигла повідомити про зміну планів.
Автоматичні нагадування про запис через SMS і Viber допомагають клієнтам пам'ятати про візити, а компаніям - завчасно дізнаватися про скасування та перенесення. Особливо корисно, коли повідомлення дозволяє не лише побачити час прийому, а й підтвердити або змінити запис без дзвінка адміністратору.
Коли клієнт не приходить без попередження, компанія може втратити можливість надати послугу іншій людині.
Щоб приблизно оцінити потенційно недоотриману виручку, можна використати формулу:
Наприклад, якщо щотижня пропускають 5 записів із середнім чеком 800 грн:
Це умовний приклад потенційно недоотриманої виручки, а не фактичних збитків. Розрахунок не враховує витрати на послуги, повторне заповнення записів та інші обставини.
Головна перевага нагадувань - можливість не лише зменшити ризик неявки, а й дізнатися про скасування достатньо рано, щоб запропонувати вільний час іншому клієнту.
Для початку можна протестувати три етапи комунікації.
| Коли | Канал | Мета |
|---|---|---|
| Одразу після запису | SMS або Viber | Підтвердити дату, час та адресу |
| За 24 години | Viber або SMS із посиланням | Підтвердити або перенести запис |
| За 1–2 години | SMS | Коротко нагадати про візит |
Клієнт отримує основну інформацію про майбутній візит.
«Dental Plus: запис 18.11 о 15:30, вул. Центральна, 10»
Таке повідомлення зручно зберегти й переглянути пізніше.
На цьому етапі важливо не просто нагадати про запис, а дати можливість змінити плани.
«Олено, вітаємо! 👋
Нагадуємо, що завтра о 14:00 у вас запис до Beauty Studio 💜
Якщо ваші плани змінилися, ви можете перенести візит на інший час».
Кнопка має вести на сторінку конкретного запису, де клієнт може підтвердити, перенести або скасувати його, якщо система онлайн-запису підтримує такі дії.
Коротке повідомлення допомагає нагадати про прийом у день відвідування.
«AutoService: сьогодні о 16:00 чекаємо на ТО, вул. Шевченка, 25»
Для ранкових прийомів останнє нагадування можна надіслати напередодні ввечері.
Корисний нюанс: якщо клієнт уже підтвердив запис, можна протестувати сценарій без додаткового SMS за дві години. Це дозволить перевірити, чи можна зменшити витрати на повідомлення без збільшення кількості неявок.
Якщо запис перенесено або скасовано, нагадування на попередній час потрібно автоматично зупинити.
Обидва канали підходять для автоматичних нагадувань, але мають різні можливості.
| SMS | Viber |
|---|---|
| Не потребує встановлення месенджера | Потребує Viber в одержувача |
| Короткий текст і посилання | Довший текст, зображення, кнопка |
| Зручно для швидких нагадувань | Зручно для повідомлень із додатковими діями |
Важливо враховувати довжину SMS. Одне повідомлення кирилицею зазвичай вміщує до 70 символів. Довший текст може розділятися на частини по 67 символів, кожна з яких тарифікується окремо.
Тому перед відправленням варто перевіряти довжину шаблонів, особливо якщо вони містять персоналізацію, емодзі або посилання.
Для важливих повідомлень можна використовувати каскадну відправку Viber → SMS. Якщо Viber-повідомлення не доставлено, система автоматично пробує відправити SMS.
Це допомагає охопити клієнтів, які не користуються Viber або для яких повідомлення в месенджері недоступне.
Не менш важливо, що відбувається після скасування.
Наприклад, клієнт за добу повідомив, що не зможе прийти до майстра. Якщо в компанії є список очікування, звільнений час можна запропонувати іншим клієнтам, які погодилися отримувати такі повідомлення.
«Beauty Studio: звільнився час о 16:00 до майстра Анни. Запис: [посилання]»
Таким чином, автоматизація може охоплювати весь процес: від підтвердження запису до заповнення часу, що звільнився.
Детальніше про можливості SMS-розсилок та Viber-розсилок для бізнесу.
Детальніше про особливості бізнес-комунікації можна дізнатися в офіційній довідці Viber .
SMS і Viber-нагадування підходять не лише компаніям, які працюють за попереднім записом, а й бізнесам із регулярними послугами та плановою заміною витратних матеріалів.
Прийом, обстеження, профілактичний огляд
Манікюр, стрижка, фарбування, корекція вій
Заміна мастила, фільтрів, шин, планове ТО
Заміна контактних лінз, придбання розчину, перевірка зору
Наступний сеанс або планова процедура
Заміна картриджів і фільтрів
Чищення кондиціонерів, заміна фільтрів
Планова вакцинація, профілактичні огляди
Обслуговування котлів та обладнання
Персональні тренування, індивідуальні заняття
Автоматичні повідомлення можна використовувати у двох сценаріях: нагадати про вже запланований візит або запросити клієнта на повторне обслуговування.
Ось декілька практичних прикладів.
«Dental Plus: нагадуємо про ваш запис завтра о 15:30. Якщо плани змінилися, перенесіть візит: [посилання]»
Пацієнт може завчасно повідомити про зміну планів, а клініка - запропонувати звільнений час іншій людині.
«Beauty Studio 💜 Минув місяць після вашого візиту. Час оновити манікюр? Оберіть зручний час: [посилання]»
Повідомлення можна надсилати відповідно до дати попередньої процедури та індивідуального графіка відвідувань клієнта.
«AutoService: наближається час планового ТО вашого авто. Запишіться на зручну дату: [посилання]»
Якщо сервіс зберігає історію обслуговування, нагадування можна прив'язати до дати попереднього ТО або даних про пробіг автомобіля.
«Наближається час заміни ваших контактних лінз 👁️ Замовте нову упаковку онлайн: [посилання]»
Магазин може налаштувати нагадування відповідно до типу придбаних лінз та рекомендованого графіка їх заміни.
«Нагадуємо про планову заміну картриджів у вашому фільтрі для води 💧 Замовити обслуговування: [посилання]»
Такий сценарій допомагає підтримувати контакт із клієнтом після встановлення системи очищення води та своєчасно пропонувати обслуговування.
«Час підготувати кондиціонер до сезону ☀️ Запишіться на чищення та перевірку: [посилання]»
Компанія може автоматично нагадувати про сезонне обслуговування клієнтам, які раніше замовляли встановлення або ремонт кондиціонера.
Щоб адміністратор не надсилав SMS вручну, можна підключити розсилки до CRM або системи онлайн-запису.
Intel-Tele дозволяє автоматизувати SMS- та Viber-повідомлення через API, а також налаштовувати каскадну доставку Viber → SMS.
Для користувачів Altegio доступна інтеграція SMS-сповіщень. Інші системи можна підключати через API за наявності необхідних технічних можливостей.
Якщо потрібне підтвердження або перенесення запису через кнопку чи посилання, ці дії необхідно інтегрувати із системою бронювання.
Після запуску важливо аналізувати не лише доставку повідомлень, а й результати для бізнесу.
Основні показники:
Порівнюйте показники до та після запуску, враховуючи сезонність і завантаження спеціалістів.
Результати будуть різними для кожної компанії, тому найкраще орієнтуватися на власні дані.
Детальніше про технічні можливості: інтеграція через API Intel-Tele .
Для початку можна протестувати повідомлення за 24 години та за 1–2 години до візиту. Оптимальні інтервали залежать від типу послуги й поведінки клієнтів.
Так, за допомогою посилання в SMS або кнопки у Viber, якщо система онлайн-запису підтримує ці функції.
Можна налаштувати каскад Viber → SMS. Якщо повідомлення у Viber не доставлене, система спробує надіслати SMS.
Так. Для цього система повинна зберігати необхідні дані про попередню покупку чи обслуговування та рекомендований термін наступного звернення.
Автоматичні нагадування через SMS і Viber допомагають клієнтам не забувати про заплановані візити, а бізнесу - завчасно дізнаватися про скасування та ефективніше керувати розкладом.
Крім того, повідомлення про планову заміну або повторне обслуговування допомагають підтримувати контакт із наявними клієнтами та створюють додаткові можливості для повторних продажів.
Intel-Tele допоможе підібрати SMS або Viber, налаштувати каскадну доставку та підключити автоматичні повідомлення до вашої системи через API.